คนรุ่นใหม่หนี PowerPoint ไปหา Canva แต่ยังกลับมาใช้ในที่ทำงาน

ไปสอนที่องค์กรค้าปลีกแห่งหนึ่งเมื่อไม่นานมานี้พอจับสังเกตได้ว่าพนักงานที่มาเรียนน่าจะเป็น Gen-X ตอนปลายๆและมี Gen-Y เกินครึ่งห้อง เลยถามในห้องว่าใครใช้ Canva อยู่เป็นประจำได้คำตอบว่ามีใช้อยู่ประมาณ 5%

วันก่อนคุยกับเพื่อนวิทยากรอีกท่าน นางไปงานสัมมนาขนาดใหญ่แห่งหนึ่งเลยฝากให้ไปถามคนร่วมงานอายุน้อยๆประเภท First-Jobber อะไรแนวๆนี้เลยได้ Insight บางอย่างมา

สรุปได้ดังต่อไปนี้

1. PowerPoint ยังครองความนิยมในองค์กร เพราะใช้กันมายาวนาน พนักงานคุ้นเคย การเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมอื่นจึงลำบากเพราะต้องคำนึงถึงค่าใช้จ่ายและผลกระทบต่อการทำงาน
   
2. การซื้อ Microsoft Office คุ้มค่าสำหรับองค์กร เพราะได้หลายโปรแกรมที่ทำงานร่วมกันได้ดี Microsoft ยังอัพเดทและเพิ่มฟีเจอร์ใหม่ๆ อยู่เสมอ
   
3. PowerPoint มีความยืดหยุ่นสูงในการปรับแต่ง (Customize) แต่อาจต้องเริ่มจากศูนย์และใช้ทักษะการออกแบบ เหมาะสำหรับคนที่มีความคิดสร้างสรรค์ แต่อาจยากสำหรับผู้ที่ไม่มีพื้นฐานการออกแบบ
   
4. สำหรับคนที่ไม่มีทักษะด้านการออกแบบ PowerPoint อาจท้าทาย ขณะที่ Canva มี Template หลากหลายช่วยให้สร้างงานที่ดูดีได้ง่าย
   
5. Canva ใช้งานง่ายด้วยระบบลากและวาง มีคลังรูปภาพและ Element มากมาย แต่บางครั้งการปรับแต่ง Template อาจใช้เวลาไม่ต่างจากการทำเองตั้งแต่ต้น
   
6. Canva มี Template มากมาย แต่บ่อยครั้งที่เราพบว่า ไม่เหมาะกับเนื้อหาที่เรามี เราจึงต้องเผชิญกับทางเลือกที่ท้าทาย จะปรับเนื้อหาให้เข้ากับ Template หรือยอมใช้ Template ที่อาจไม่เวิร์ค แต่เข้ากับเนื้อหามากกว่า
   
7. การใช้ Template สำเร็จรูปอาจทำให้งานของเรา ดูเหมือนกับงานของคนอื่นๆ ขาดเอกลักษณ์ของตัวเราเอง อันนี้ได้ยินพวกกรรมการตัดสินงาน Demo Day หรือ Pitching เล่าให้ฟังว่า พอเห็นสไลด์หน้าแรกก็เดาได้ไม่ยากเลยว่ามาจากไหน
   
8. การผสมผสานดีไซน์จากหลาย Template บน Canva อาจทำให้งานขาดความเป็นเอกภาพ ไม่มี Theme ให้ยึดเกาะ แต่ถ้าทำสำเร็จอาจได้งานที่ได้จะมีเอกลักษณ์และน่าสนใจได้ การหา Template หรือ Elements ที่เหมาะสมใน Canva อาจใช้เวลาและท้าทาย บางครั้งสิ่งที่ต้องการอาจเป็นแบบพรีเมียมที่ต้องจ่ายเงินเพิ่มบางครั้งสิ่งที่อยากได้ก็อาจหาไม่เจอ
   
9. Canva มี Elements หลากหลาย แต่อาจทำให้เสียเวลาในการเลือกและเกิดภาวะ “ตัดสินใจไม่ได้”PowerPoint อาจเหมาะกับการนำเสนอข้อมูลซับซ้อน มีเครื่องมือสร้างกราฟและแผนภูมิที่หลากหลาย รองรับการสร้าง Smart Art ที่เป็น Diagram สำเร็จรูปสำหรับอธิบายกระบวนการซับซ้อน และสามารถเลือกให้เข้ากับเนื้อหาที่ต้องการได้
   
10. การส่งออกไฟล์จาก Canva อาจมีปัญหาเรื่องความเข้ากันได้กับโปรแกรมอื่น ฟอนต์หรือการจัดวางอาจเปลี่ยนไป และไฟล์อาจมีขนาดใหญ่ อย่างไรก็ตาม Canva มีตัวเลือกการส่งออกที่หลากหลาย และไม่เกินความสามารถที่จะจัดการ
    
11. PowerPoint มีฟีเจอร์การนำเสนอที่ซับซ้อน เช่น Animations และ Transitions ที่ปรับแต่งได้ละเอียด แต่ต้องใช้เวลาเรียนรู้และฝึกฝนเพิ่ม
    
12. Canva มีฟีเจอร์ทำวิดีโอที่ใช้งานง่ายเหมาะสำหรับสร้างวิดีโอสั้นๆ สำหรับโซเชียลมีเดียมี Template วิดีโอสำเร็จรูปมากมาย
    แต่อาจมีข้อจำกัดในการแก้ไขวิดีโอแบบซับซ้อน
    
13. Canva โดดเด่นในด้านการทำงานร่วมกันแบบ real-time หลายคน สามารถแก้ไขงานพร้อมกันได้การแชร์และให้ feedback ทำได้ง่ายในขณะที่ PowerPoint อาจไม่ราบรื่นเท่าในการทำงานร่วมกันแบบออนไลน์
    
14. Canva ใช้ AI ช่วยในการสร้างเนื้อหาและดีไซน์ มีฟีเจอร์ช่วยเขียนเนื้อหา แนะนำ Template และตัดพื้นหลังภาพแบบอัตโนมัติ
    แม้จะช่วยประหยัดเวลา แต่ผลลัพธ์อาจไม่สมบูรณ์แบบเสมอไป
    
15. PowerPoint มีความยืดหยุ่นในการใช้งานออฟไลน์ สามารถทำงานได้โดยไม่ต้องพึ่งอินเทอร์เน็ต
    
16. Canva มีชุมชนผู้ใช้ขนาดใหญ่ที่แบ่งปัน Template และไอเดียช่วยประหยัดเวลาและหาแรงบันดาลใจได้ง่ายแต่อาจทำให้ผลงานดูเหมือนๆ กันจำเป็นต้องปรับแต่งเพิ่มเติมเพื่อสร้างความแตกต่าง
    
17. การเลือกระหว่าง PowerPoint และ Canva ขึ้นอยู่กับความต้องการและทักษะของผู้ใช้ PowerPoint เหมาะกับงานซับซ้อน Canva เหมาะกับงานกราฟิกรวดเร็ว บางคนอาจใช้ทั้งสองโปรแกรมร่วมกันตามความเหมาะสม
    
18. มีช่องว่างระหว่างวัยในการใช้เทคโนโลยีผู้บริหาร Gen-X คุ้นเคยกับ PowerPoint ขณะที่ Gen-Y และ Z อาจชอบ Canva มากกว่า ความแตกต่างนี้ส่งผลต่อการเลือกใช้เครื่องมือในองค์กรและอาจเป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความรู้ระหว่างพนักงานต่างวัย
    
19. คนรุ่นใหม่มักจำใจใช้ PowerPoint ในองค์กรแต่เลือกใช้ Canva สำหรับงานส่วนตัวสะท้อนอะไรบางอย่างสำหรับคนต่าง Gen ในที่ทำงานเดียวกัน
    
20. การสร้างความเข้าใจและการยอมรับระหว่างคนต่างรุ่นในการใช้เทคโนโลยีเป็นความท้าทายสำคัญแต่ก็เป็นโอกาสในการแลกเปลี่ยนความรู้และทักษะระหว่างพนักงาน องค์กรควรส่งเสริมการเรียนรู้ร่วมกันเพื่อสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่มีประสิทธิภาพ

สรุป

ไม่ว่าจะเลือกใช้ PowerPoint หรือ Canva สิ่งสำคัญที่สุดคือ ประสิทธิภาพในการสื่อสารและการบรรลุวัตถุประสงค์ของการนำเสนอ
ควรเลือกใช้เครื่องมือตามความเหมาะสมกับเนื้อหา กลุ่มเป้าหมาย และสถานการณ์ มากกว่าการยึดติดกับเครื่องมือใดเครื่องมือหนึ่ง

“เครื่องมือคือตัวช่วย ไม่ใช่ตัวชี้วัด สื่อสารให้โดนใจ คือหัวใจของการนำเสนอ”

---

Presentation Cafe by Ben
www.PresentationBen.com
หลักสูตรสำหรับคนในองค์กร
ค้นพบจุดแข็งของแต่ละเครื่องมือ และรู้จักวิธีใช้ประโยชน์เพื่อเสริมจุดอ่อนของอีกฝ่าย หลักสูตรนี้จะช่วยให้เลือกใช้เครื่องมือได้อย่างชาญฉลาด และสร้างสไลด์ที่โดดเด่นเหนือใครได้ในแบบของเรา
Slide Synergy: Unleashing the Combined Power of Canva and PowerPoint