จากเนื้อหาสู่ร่างที่สมบูรณ์แบบ: 5 ขั้นตอนร่างเนื้อหาการนำเสนอที่ประสบความสำเร็จ

การนำเสนอที่น่าประทับใจไม่เพียงแต่ขึ้นอยู่กับความสามารถในการพูดของผู้นำเสนอเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการมีเนื้อหาที่แข็งแกร่งและโครงสร้างที่ชัดเจนอีกด้วย บล็อกนี้จะช่วยแนะนำในการสร้างการนำเสนอจากเพียงแค่ไอเดียในหัวไปจนถึงการมีร่างโครงสร้างที่สมบูรณ์แบบ โดยจะผ่านขั้นตอนต่างๆ ดังต่อไปนี้

1. ทำความเข้าใจผู้ฟัง (Understand your audience) การทำความเข้าใจผู้ฟังเป็นรากฐานสำคัญของการนำเสนอที่ดึงดูดใจ ขั้นตอนนี้เป็นการเจาะลึกว่าผู้ฟังของเราเป็นใคร ความสนใจ ความเชื่อ และระดับความเข้าใจหรือความรู้เกี่ยวกับหัวข้อของของเรามีมากน้อยแค่ไหนเพื่อจะได้ใช้ลักษณะภาษาได้อย่างเข้าถึง
   • เริ่มต้นด้วยการหาข้อมูลเชิงประชากรศาสตร์ เช่น อายุ อาชีพ เพศ ระดับการศึกษา ฯลฯ โดยจะช่วยให้เรากำหนดรูปแบบตัวอย่าง ภาษา และข้อมูลอ้างอิงที่จะใช้ นอกจากนี้ ควรต้องคำนึงถึงระดับความเข้าใจในหัวข้อที่กำลังจะนำเสนอ ว่านำเสนอให้กับผู้ฟังที่มีปูมหลังเรื่องราวที่เรานำเสนออยู่แล้ว มาเจาะลึกระดับรายละเอียด หรือผู้ฟังที่ยังใหม่กับหัวข้อนี้ ที่ต้องการอะไรที่เป็นพื้นฐานหรือการใช้ภาษาที่เข้าใจได้ง่ายขึ้น หรือแม้กระทั่งอาจจะต้องยกตัวอย่าง เปรียบเทียบเปรียบเปรยให้เป็นภาพ ยิ่งเรารู้จักผู้ฟังมากเท่าไร ก็ยิ่งสามารถปรับแต่งการนำเสนอให้น่าดึงดูดและโน้มน้าวใจได้มากขึ้นเท่านั้น
   • โดยสรุป การทำความเข้าใจผู้ฟังเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเอาใจใส่ การคำนึงถึงรายละเอียด เป็นการลองเอาตัวเราเองเข้าไปอยู่ในบทบาทของพวกเขาและถามว่า “ถ้าเราเป็นผู้ฟัง เราอยากได้ยินอะไร มีอะไรที่เขาควรรู้หรืออยากรู้ และท้ายที่สุดคือ เขาควรได้อะไรจากเนื้อหาของเรา”
2. การสร้างกำหนดเป้าหมาย (Presentation Goals) จริงๆแล้ว ไม่ว่าจะเป็นการลงมือทำสิ่งใดไม่ว่าจะเป็นการทำงาน การประชุม การเดินทาง ไม่จำเพาะเจาะจงว่าจะเป็นการนำเสนอ (Presentation) ก็ควรมีการกำหนดเป้าหมายไว้ก่อน เป้าหมายหรือวัตถุประสงค์คือจุดหมายปลายทางว่า เมื่อการนำเสนอหรือพรีเซ็นต์จบลงปุ๊บ เราอยากเห็นภาพอะไรเกิดขึ้น อยากได้อะไร เพราะถ้ากำหนดเป้าหมายไม่ชัดเจนหรือว่าไม่มีเป้าหมายก็เหมือนขับรถออกจากบ้านโดยไม่รู้ว่าจะไปไหน ซึ่งบ่อยครั้งการคิดแบบไม่วางแผนว่าจะไปที่ไหนอาจทำให้ถึงที่หมายช้ากว่ากำหนดหรือที่แย่ไปกว่านั้นคือหลงทาง ไปต่อไม่เป็นเลยก็อาจเป็นได้
   • โดยทั่วไปการนำเสนออาจมีเป้าหมายวัตถุประสงค์ที่มีเยอะแยะมากมาย แต่ที่พบได้บ่อยๆจะมีอยู่หลักๆ 3 ระดับด้วยกัน ซึ่งสามารถนำไปปรับเปลี่ยนได้ตามบริบทของแต่ละท่าน
     • Head ( Data, Information, News, etc) ให้ผู้ฟังได้รับทราบหรือรับข้อมูล การอัพเดตความรู้ใหม่ๆหรืออะไรก็ตามที่เกี่ยวข้องกับเรื่องของข้อมูล ผลการทำงาน ผลการวิจัย ข่าวสารต่างๆ โดยสามารถวัดผลได้จากการที่ ผู้ฟังต้องเข้าใจ รับรู้ หรือนำสิ่งที่เรานำเสนอไปปรับใช้ได้ต่อในบริบทอื่นๆต่อไป
     • Heart (Emotion, Connection, Stimulation, Convince ) ต้องการให้ผู้ฟังนั้นเกิดอารมรณ์ร่วม รู้สึกร่วม จูงใจ โน้มน้าวชักจูง เกิดการคล้อยตาม อาจใช้เนื้อหาแนวเรื่องเล่า (Story) ประสบการณ์ส่วนตัว หรือตัวอย่างที่ผู้ฟังสามารถเชื่อมโยงได้เพื่อสร้างความสัมพันธ์ทางอารมณ์กับผู้ฟัง วัดผลได้จากการสังเกตจากปฏิกิริยาและการตอบสนองทางอารมณ์ของผู้ฟัง อาจรวมถึงการสำรวจความคิดเห็นหลังการนำเสนอ
     • Hand (Call to action, Decide, Buy, Approve) เรากระตุ้นให้ผู้ฟังดำเนินการ ลงมือทำ ตัดสินใจ อนุมัติหรือเปลี่ยนแปลงพฤติกรรม โดยหลักคือผู้ฟังควรไปทำอะไรบางอย่างให้เรา ไม่ว่าจะเป็น ซื้อ อนุมัติ เซ็นสัญญา ที่เกิดจากการต้องลงมือกระทำ เป้าหมายข้อนี้เราอาจเคยพบเห็นบ่อยๆในชีวิตประจำวัน โดยการวัดผลก็อย่างที่ทราบก็คือ เรารู้ได้จากผู้ฟังนั่นเองว่า ซื้อ อนุมัติ ตัดสินใจให้เราหรือเปล่า
3. การรวบรวมไอเดียเพื่อสร้างเนื้อหา (Brainstorming and content planning) ในหนังสือหรือคำแนะนำจากต่างประเทศบางทีจะใช้คำว่า Research จริงแล้วก็คือรวบรวมความคิดหัวข้อย่อยต่างๆที่น่าสนใจ ที่น่าจะเข้ากับหัวข้อหลักในการนำเสนอ เช่น ถ้าวันนั้นต้องนำเสนอเรื่องแผนการพิชิตเป้าหมายในปีนี้ เราควรหาประเด็นต่างๆที่ผู้ฟังน่าจะสนใจ น่าจะอยากรู้ น่าจะอยากเข้าใจ ในที่นี้คือ เป้าหมายที่ตั้งไว้ในปีนี้คืออะไร มีตัวเลขประกอบหรือไม่ ตัวเลขปีนี้ต่างจากปีที่แล้วอย่างไร ทำไมถึงตั้งเป้าให้ต่าง มีเหตุผลอะไรมารองรับ ความสามารถในทีมปัจจุบันอยู่ที่ตรงไหน ทำอย่างไรให้ไปถึงเป้า ทีมต้องได้รับการสนับสนุนเรื่องใดเพิ่มเติม ต้องออกแผนพร้อมเระยะเวลาให้สอดคล้องอย่างไร มีแก่นหรือตัวอย่างของทีมงานที่ทำได้บ้างหรือไม่ อีกทีมเขาทำอย่างไร มีไอเดียที่จะนำพาไปบรรลุเป้าอย่างไร ลงมือทำอย่างไร วัดผลแบบไหน จะแก้ไขระหว่างทางอย่างไร
   
   สิ่งสำคัญคือการเริ่มต้นด้วยการเปิดใจรับความคิดทุกประเภทที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่คุณจะนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลดิบ ผลการวิเคราะห์ข้อมูล ความคิดเห็น ประสบการณ์ส่วนตัวหรือแม้กระทั่งคำถามที่คิดว่าผู้ฟังอาจมี ในขั้นตอนนี้ไม่ต้องกังวลเกี่ยวกับความเรียบร้อยหรือความเชื่อมโยงของไอเดียต่างๆที่เกิดขึ้น ตั้งใจเขียนลงทุกอย่างที่คิดออกมา เราอาจใช้วิธีเช่นการจดบันทึกใส่ Post It การวาด Mindmap, หรือแม้แต่การบันทึกเสียงก็ได้ เป้าหมายคือเราต้องการรวบรวมเนื้อหาให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
   
4. การจัดระเบียบความคิด (Oragnize an idea) ขั้นตอนนี้คือการเรียบเรียงหัวข้อเนื้อหาให้เข้ากับเป้าหมายของการนำเสนอ โปรดคำนึงถึงข้อความหลัก (Key Message) ที่ต้องการสื่อสารและวิธีที่ต้องการให้ผู้ฟังรับรู้และตอบสนองต่อการนำเสนอของเรา ดังนั้น การกรองความคิดนี้จะช่วยให้เราสามารถคัดเลือกเนื้อหาที่สำคัญและเหมาะสมที่สุดสำหรับการนำเสนอ โดยการเรียงลำดับความคิดที่สำคัญและให้ความสำคัญกับข้อความหลัก (Key Message) นอกจากนี้ยังต้องคำนึงถึงวิธีการถ่ายทอดให้ผู้ฟังเข้าใจและคล้อยตามเป็นลำดับอย่างเข้าใจง่ายไม่หลงทาง
   
   ไอเดียสำหรับขั้นตอนนี้คือ เอาเวลาเป็นที่ตั้งว่าต้องใช้เวลานำเสนอทั้งหมดกี่นาที นำเอาเฉพาะหัวข้อที่เรารวบรวมทั้งหมดข้างต้น มาเรียงเรียงต่อกัน ถ้าจะให้ง่ายที่สุดคือการ เขียนหัวข้อที่ต้องการพูดหรือนำเสนอ ใส่กระดาษ Post It เพราะเราะสามารถ ตัดออก ปรับเปลี่ยน โยกย้าย ลำดับได้อย่างง่ายดาย หลายคนอาจแย้งว่าทำไมไม่ทำบนคอมพิวเตอร์ด้วยโปรแกรม Mindmap ก็ได้ แต่ส่วนตัวแล้ว ผมชอบแบบนี้มากกว่า เหตุผลสำคัญคือ การใช้คอมพิวเตอร์ แท็ปเลตหรือมือถือที่ออนไลน์ได้ มักจะทำให้ผมสะดุด ขาดสมาธิได้บ่อยๆ ขั้นตอนนี้ทั้งหมดทั้งหมดคือเรื่องของการคิด การเอาไอเดียมาเรียง ดังนั้น เวลาคิด ผมต้องการสมาธิมากที่สุดนั่นเอง
   
5. วางโครงสร้างให้แข็งแรง ( Structuring Your Content ) จากขั้นตอนที่แล้วเราน่าจะได้หัวข้อต่างๆที่เป็นรายละเอียดว่าควรนำเสนอในเรื่องราวอย่างไรบ้าง ลำดับนี้เรามาจะมาจัดกลุ่ม หมวดหมู่ให้เป็นองค์ต่างๆ หากสังเกตกันดีๆไม่ว่าจะเป็นภาพยนต์หรือละคร เราจะพบว่า การนำเสนอมีลักษณะคล้ายกับการสร้างภาพยนต์หรือละคร โดยทั่วไป การนำเสนอมักมี 3 องค์ด้วยกันคือ
   • องค์แรก ที่เป็นส่วนของการเริ่มเรื่อง การปูพื้นหรือการโปรยให้น่าติดตาม ในส่วนนี้ ให้เราจับกลุ่มหัวข้อจากขั้นตอนที่แล้วว่า ควรจะอยูในองค์หรือเปล่า เช่น ที่มาที่ไปของเรื่องที่จะนำเสนอ ปัญหาที่พบ สภาพในปัจจุบัน หรือแม้กระทั่งการตั้งถามที่ดูเกี่ยวโยงกับ หัวข้อที่เราต้องการนำเสนอ
   • องค์ที่สอง เริ่มให้ข้อมูล รายละเอียด ผลกระทบ ผลการทดสอบ ผลการทำงาน ปัญหาและอุปสรรค ในส่วนนี้คือใจความสำคัญของเรื่องราวทั้งหมด เป็นองค์ที่เราต้องการให้ผู้ฟังโฟกัสดังนั้น เตรียมข้อมูลตรงส่วนนี้ดีๆเพื่อดึงดูดความสนใจ โน้มน้าวและชักจูงใจให้ผู้ฟังคล้อยตาม
   • องค์สุดท้าย คือ บทสรุปของเรื่องราวทั้งหมด เป็นบทเฉลย ควรสรุปประเด็นที่สำคัญและองค์นี้จะเป็นองค์ที่เราเรียกร้องให้คนฟังลงมือทำหรือ ทิ้งท้ายให้เขานำไปปรับใช้ต่อ

โดยปกติแล้วโครงสร้างในส่วนนี้ อาจจะที่มา 2 รูปแบบคือ แบบที่เรากำลังทำอยู่นี้คิดโครงสร้างเอง หรืออีกแบบคือใช้โครงสร้างแม่แบบ (Template) โดยอาจจะต้องไปค้นคว้าหารายละเอียดเพิ่มต่อเอง แต่ ณ ที่นี้จะยกตัวอย่างโครงสร้างแม่แบบที่เราอาจจะคุ้นเคยแต่อาจลืมไปว่านี่ก็คือโครงสร้างการนำเสนอที่ดีแบบหนึ่งเลยเช่น

โครงสร้างแบบ (Problem – Answer-Call to Action) ขออขยายความต่อดังนี้ คือ Problem หรือ Pain Point คือ ปัญหา ความกังวล ความน่ารำคาญ ที่กลุ่มเป้าหมายอาจจะพบเจอในชีวิตประจำวัน ต่อมาคือ Answer หรือ Solution หรือการแก้ไขปัญหาเหล่านั้น ส่วนใหญ่คือ ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่เราต้องการนำเสนอ และส่วนสุดท้ายคือ CTA – Call to action คือการเรียกร้องให้ผู้ฟังผู้ชมมาใช้สินค้าหรือบริการของเรา ยกตัวอย่างเช่น ไม่แน่ใจว่าท่านเคยประสบปัญหาเรื่องมดหูหรือแมลงสาปกวนใจหรือไม่ โอ้ว มันน่าขยักแขยงและรำคาญใจมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งครอบควรที่มีทั้งผู้สูงอายุและเด็กอาศัยอยู่ มดหนูและแมลงสาปอาจก่อใหเกิดปัญหาสุขภาพตามมาได้ แก้ไขอย่างได้ซักพักเดี๋ยวมันก็กลับมาอีก นี่ยังไง เครื่องกำจัดสัตว์พาหะที่มาพร้อมด้วยเทคโนโลยีคลื่นเสียงที่สัตว์เหล่านั้นทนไม่ได้ แต่ไม่สร้างปัญหาให้กับผู้พักอาศัย ด้วยเทคโนโลยีเฉพาะจากต่างประเทศ พร้อมการควบคุมการสั่งการด้วยโทรศัพท์ ปัญหาเหล่านั้นจะหมดไป ติดต่อด่วนตอนนี้เพื่อรับชมการสาธิตฟรีถึงบ้าน พร้อมข้อเสนอพิเศษภายใน 2 ชั่วโมงนี้ โปรดโทรศัพท์ถึงเราได้ที่ ……….

เมื่อมาถึงขั้นตอนสุดท้ายนี้แล้ว ให้รวบรวมร่าง (outline) ไปลองปรึกษาผู้รู้ ผู้เชี่ยวชาญ เพื่อนร่วมงานหรือหัวหน้างานเพื่อขอไอเดียและความเห็นเพิ่มเติมเผื่อเหลือเผื่อขาด เราจะได้มี Input เพิ่มเติมสำหรับการแก้ไขร่างให้สมบูรณ์แบบในที่สุด