Barbara Minto เติบโตขึ้นมาในยุคที่ผู้หญิงยังเข้าถึงการศึกษาระดับสูงได้ยาก แต่เธอไม่ยอมแพ้ ด้วยความมุ่งมั่นและความสามารถ เธอสอบเข้าเรียน MBA ที่ Harvard Business School ได้สำเร็จ กลายเป็นหนึ่งในผู้หญิงไม่กี่คนในรุ่นแรกๆของหลักสูตรนี้เมื่อปี 1963
แม้จะโดนเพื่อนนักศึกษาชายบางคนแซวว่า “เธอมาแย่งที่ผู้ชายเขาเรียน” แต่ Minto ก็ไม่ท้อ เธอเรียนจบและสมัครงานกับ McKinsey ซึ่งตอนนั้นกำลังอยากได้ผู้หญิงที่เก่งมาร่วมงาน เธอจึงได้งานนี้และกลายเป็นที่ปรึกษาหญิง MBA คนแรกของบริษัท
ช่วงแรกๆการทำงานไม่ได้ราบรื่น เพราะงานที่ปรึกษามักต้องคิดเลขเยอะ ซึ่งไม่ใช่จุดแข็งของเธอ แต่เธอมีทักษะการเขียนที่ยอดเยี่ยม หัวหน้าจึงให้เธอช่วยตรวจรายงานต่างๆแทน ซึ่งเธอทำได้อย่างมีประสิทธิภาพจนใครๆก็ยอมรับ
วันหนึ่ง ขณะกำลังอ่านทานรายงานตามปกติ Minto สังเกตเห็นอะไรบางอย่าง เธอพบว่าตัวเองมักต้องจัดระเบียบเนื้อหารายงานเสียใหม่ให้เป็นรูปพีระมิด คือมีใจความหลักอยู่ข้างบนสุด และมีประเด็นรองลงมาตามลำดับเหมือนชั้นของพีระมิด เธอเริ่มตื่นเต้น นี่มันมีอะไรซ่อนอยู่ และจากการศึกษา พูดคุยแลกเปลี่ยนอย่างเข้มข้น ในที่สุด Barbara Minto ก็ค้นพบ Pyramid Principle อย่างเป็นรูปเป็นร่าง มันเป็นหลักการเขียนที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังมาก เพียงแค่เรียงลำดับความคิดเป็นพีระมิด โดยมีประเด็นหลักนำ ตามด้วยประเด็นรองที่สัมพันธ์กันอย่างเป็นเหตุเป็นผล และครอบคลุมเนื้อหาโดยไม่ซ้ำซ้อน ผู้อ่านก็จะเข้าใจความคิดของเราได้อย่างชัดเจน
เธอเริ่มเผยแพร่วิธีการนี้ผ่านการฝึกอบรมในสำนักงาน McKinsey ทั่วโลก เขียนเป็นคู่มือให้พนักงานใหม่ได้เรียนรู้ วิธีการนี้ได้รับความสนใจอย่างมากในยุคนั้น
แต่แล้ววิกฤตน้ำมันปี 1973 ก็มาเยือน Minto ก็ตัดสินใจลาออกและตั้งบริษัทของตัวเองขึ้นมาเพื่อสอน Pyramid Principle โดยเฉพาะ เธอเขียนหนังสือ The Pyramid Principle ออกวางขายครั้งแรกปี 1985 และฉบับสมบูรณ์ในปี 1996 ซึ่งกลายเป็นหนังสือขายดีตลอดกาล
จากประสบการณ์ทำงานเพียง 10 ปีในช่วงต้นอาชีพ Barbara Minto สามารถค้นพบหลักการที่เรียบง่ายแต่ทรงพลังในการสื่อสารความคิด เธอขยายผลความรู้นี้ไปสู่คนนับหมื่นทั่วโลก สร้างประโยชน์ให้กับแวดวงธุรกิจอย่างมหาศาล เรื่องราวชีวิตของเธอสอนให้เราเห็นว่า ด้วยความมุ่งมั่นไม่ย่อท้อ สังเกตสิ่งรอบตัว กล้าคิดต่าง และลงมือทำอย่างจริงจัง เราทุกคนก็มีโอกาสสร้างสรรค์สิ่งดีๆให้แก่โลกได้เช่นกัน
Pyramid Principle คือหลักการการนำเสนอและสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ เพื่อแก้ปัญหาการนำเสนอที่ไม่ได้ผล โดยมุ่งเน้นการสื่อสารแบบเจาะจง ตรงประเด็น และเป็นขั้นเป็นตอน ช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจและจดจำใจความสำคัญได้ง่าย
หัวใจของ Pyramid Principle คือการจัดลำดับเนื้อหาเป็นรูปพีระมิด โดยเริ่มจากการวางข้อความหลักหรือข้อสรุปสำคัญที่สุดไว้บนยอด จากนั้นจึงขยายความสนับสนุนด้วยประเด็นรองและหลักฐานข้อมูลที่อยู่ในลำดับถัดไป ซึ่งจะช่วยให้ผู้ฟังเข้าใจประเด็นสำคัญก่อน แล้วค่อยเห็นที่มาและเหตุผลทีหลัง
วิธีการสร้างพีระมิดเนื้อหา เริ่มจากการกำหนด Main Idea หรือข้อความสำคัญที่สุดก่อน จากนั้นค้นหา 3-4 ประเด็นหลักที่นำไปสู่ข้อสรุปนั้น ซึ่งจะเป็นหัวข้อใหญ่ในระดับถัดมา สุดท้ายจึงใส่รายละเอียดข้อมูลและหลักฐานที่สนับสนุนแต่ละประเด็นหลักให้สมบูรณ์ โดยข้อมูลทั้งหมดต้องจัดหมวดหมู่ให้เป็นระเบียบ ไม่ทับซ้อนกัน แต่ครอบคลุมครบถ้วน เรียกว่าหลัก MECE (Mutually Exclusive and Collectively Exhaustive)
สำหรับนักนำเสนอมืออาชีพแล้ว การนำ Pyramid Principle มาประยุกต์ใช้ในการสร้าง Professional Presentation หรือ High Impact Presentation ถือเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะจะช่วยยกระดับ Presentation Skill ให้ดียิ่งขึ้น สามารถสื่อสารประเด็นสำคัญได้ตรงจุด เข้าใจง่าย และโน้มน้าวใจผู้ฟังได้ดี
ด้วยโครงสร้างการนำเสนอแบบพีระมิด ผู้ฟังจะไม่ต้องคอยเดาเอาเองว่าเนื้อหาที่ฟังอยู่นั้นจะนำไปสู่บทสรุปอะไร เพราะจะรู้คำตอบตั้งแต่ต้น และค่อยๆ เห็นที่มาที่ไปของข้อสรุปนั้นอย่างเป็นลำดับ ข้อมูลจะถูกจัดระเบียบอย่างเป็นหมวดหมู่ ไม่สับสนหรือวกไปวนมา ทำให้การนำเสนอกระชับ เข้าใจง่าย และจูงใจคนฟังได้ดี ซึ่งเป็นคุณสมบัติสำคัญของการนำเสนออย่างมืออาชีพ
หากนักนำเสนอสามารถฝึกฝนการใช้ Pyramid Principle ในการสร้างเนื้อหาอย่างสม่ำเสมอ จนเกิดความชำนาญ ก็จะสามารถสร้างสไลด์และบรรยายได้อย่างน่าประทับใจ สร้างผลลัพธ์ที่ดีต่อเป้าหมายทางธุรกิจ เรียกได้ว่าเป็นการนำเสนอที่เกิดผลกระทบสูง (High Impact) อย่างแท้จริง
ดังนั้น Pyramid Principle จึงเป็นหลักการนำเสนอพื้นฐานที่ทรงพลัง เป็นรากฐานสำคัญที่จะช่วยพัฒนาทักษะการนำเสนอ (Presentation Skill) สำหรับผู้ที่ต้องการก้าวสู่การเป็นนักนำเสนอมืออาชีพ (Professional Presenter) ได้อย่างแท้จริง
วิธีการใช้งาน Pyramid Principle:
ขั้นตอนที่ 1: กำหนดข้อเสนอหลักหรือข้อสรุปหลักที่ต้องการสื่อ วางไว้บนยอดพีระมิด
- เริ่มต้นด้วยการตั้งคำถามว่า “ข้อความสำคัญที่สุดที่เราต้องการสื่อคืออะไร”
- เขียนข้อความนั้นให้กระชับ ชัดเจน เป็นประโยคเดียว วางเป็นหัวข้อหลักบนยอดสุดของพีระมิด
- ข้อความนี้ต้องเป็นใจความหลักที่ครอบคลุมเนื้อหาทั้งหมดที่จะสื่อในลำดับถัดไป
ขั้นตอนที่ 2: ค้นหาประเด็นสำคัญ 3-4 ประเด็นที่สนับสนุนข้อสรุปหลักนั้น จัดเป็นชั้นที่ 2 ของพีระมิด
- ตั้งคำถามว่า “ประเด็นหลักอะไรบ้างที่จะนำไปสู่ข้อสรุปในข้อแรก”
- คิดหาประเด็นสำคัญ 3-4 ข้อ ที่มีน้ำหนักในการสนับสนุนข้อสรุปหลักอย่างชัดเจน
- เขียนแต่ละประเด็นให้สั้น กระชับ ใส่ลงในกล่องของชั้นที่ 2 ใต้ยอดพีระมิด
- แต่ละประเด็นต้องไม่ซ้ำซ้อนกัน แต่เมื่อนำมารวมกันแล้วต้องสนับสนุนข้อสรุปหลักได้อย่างครบถ้วน
ขั้นตอนที่ 3: หาข้อมูล หลักฐาน เหตุผลย่อยที่สนับสนุนแต่ละประเด็นสำคัญ ใส่ในชั้นที่ 3 ลงไป
- ในแต่ละประเด็นสำคัญ ให้ถามตัวเองว่า “ข้อมูลอะไรที่จะสนับสนุนประเด็นนี้ได้ดีที่สุด”
- คิดหาข้อมูลเชิงปริมาณ ข้อเท็จจริง ตัวอย่าง เหตุผลเชิงตรรกะ ฯลฯ ที่เกี่ยวข้องกับประเด็นนั้นๆ
- ใส่ข้อมูลเหล่านั้นลงในกล่องชั้นที่ 3 ใต้แต่ละประเด็นที่เป็นชั้นที่ 2
- ระวังอย่าใส่ข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องหรือไม่จำเป็น จงเลือกแต่ข้อมูลที่สำคัญและตรงประเด็นที่สุด
ขั้นตอนที่ 4: จัดลำดับความสัมพันธ์ของเหตุและผลให้สอดคล้องเป็นเหตุเป็นผลกัน
- มองภาพรวมของพีระมิดแล้วถามตัวเองว่า “เนื้อหาทั้งหมดนี้ลำดับต่อเนื่องเป็นเหตุเป็นผลกันหรือไม่”
- เริ่มจากข้อมูลชั้นล่าง ดูว่าเป็นเหตุให้เกิดประเด็นหลักที่อยู่ชั้นบนได้จริงหรือไม่
- จากนั้นดูว่า ประเด็นสำคัญแต่ละข้อนั้น นำไปสู่ข้อสรุปหลักบนยอดพีระมิดได้อย่างสมเหตุสมผลหรือไม่
- หากยังไม่สอดคล้องเป็นเหตุเป็นผล ให้ปรับลำดับหัวข้อ เพิ่มหรือตัดทอนเนื้อหาให้กระชับขึ้น
ขั้นตอนที่ 5: สื่อสารข้อเสนอหลักก่อน ตามด้วยประเด็นสนับสนุนและรายละเอียดลงไปตามลำดับ
- ในการนำเสนอ ให้เริ่มจากการพูดข้อสรุปหลักบนยอดพีระมิดก่อนเป็นอันดับแรก
- จากนั้นจึงอธิบาย 3-4 ประเด็นสำคัญ ที่นำมาสู่ข้อสรุปนั้นทีละประเด็น
- ในแต่ละประเด็นให้ยกข้อมูล หลักฐาน เหตุผลสนับสนุนที่เตรียมไว้ โดยเรียงตามลำดับชั้นของพีระมิด
- ท้ายสุดอาจย้ำข้อสรุปหลักอีกครั้ง เพื่อตอกย้ำประเด็นสำคัญให้ผู้ฟังเข้าใจและจดจำได้ดียิ่งขึ้น
การใช้หลักการพีระมิดนี้ ช่วยให้การสื่อสารเป็นระบบ เข้าใจง่าย และโน้มน้าวใจได้ดี เพราะเริ่มจากข้อสรุปที่ต้องการสื่อก่อน แล้วค่อยขยายความสนับสนุนลงไปทีละชั้นตามลำดับ ทำให้ผู้ฟังเห็นภาพความคิดได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอน และสามารถเชื่อมโยงเหตุผลจากฐานข้อมูลไปสู่ข้อสรุปหลักได้ในที่สุด
ตัวอย่างการใช้งาน Pyramid Principle ในสไลด์นำเสนอ:
หากเราต้องการนำเสนอแผนการท่องเที่ยวครั้งใหญ่ประจำปีให้เพื่อนๆ ฟัง เราสามารถประยุกต์ใช้หลักการ Pyramid Principle ได้ดังนี้
สไลด์ 1: ข้อเสนอหลัก (Main Idea) ที่ต้องการสื่อสาร
- เริ่มต้นด้วยการบอกข้อสรุปสำคัญที่สุด เช่น “ทริปเที่ยวภูเก็ต 3 วัน 2 คืน ช่วงสงกรานต์นี้ เป็นแผนที่คุ้มค่าที่สุดสำหรับพวกเรา”
- เขียนข้อความนี้เป็นหัวเรื่องใหญ่บนสไลด์แรก เป็นจุดสะดุดตาเมื่อเปิดการนำเสนอ
ในการนำเสนอแบบ Pyramid Principle นั้น การใส่ Key Message หรือประโยคสำคัญในแต่ละสไลด์ถือเป็นสิ่งจำเป็น เพราะจะช่วยให้ผู้ฟังจับใจความหลักได้อย่างรวดเร็ว และเห็นความเชื่อมโยงของเนื้อหาชัดเจนยิ่งขึ้น หากยึดตามตัวอย่างแผนการท่องเที่ยวภูเก็ตที่ยกมา เราสามารถเพิ่ม Key Message ในแต่ละสไลด์ได้ดังนี้
สไลด์ 2: เหตุผลข้อที่ 1
- Key Message: “ภูเก็ตมีสถานที่ท่องเที่ยวทางธรรมชาติที่สวยงามมากมาย”
- หลักฐานสนับสนุน: ยกตัวอย่างสถานที่เที่ยวสำคัญๆ เช่น หาดป่าตอง หาดกะรน เกาะพีพี อุทยานแห่งชาติสิรินาถ พร้อมภาพประกอบสวยๆ
- ข้อมูลเสริม: ใส่ตัวเลขจำนวนนักท่องเที่ยว หรือคะแนนรีวิวจากเว็บไซต์ เพื่อแสดงความนิยม
สไลด์ 3: เหตุผลข้อที่ 2
- Key Message: “ค่าใช้จ่ายทั้งทริปอยู่ในงบที่เหมาะสมกับพวกเรา”
- หลักฐานสนับสนุน:แสดงราคาประมาณการค่าเดินทาง ที่พัก อาหาร และกิจกรรมหลักๆ เทียบกับงบที่ตั้งไว้
- ข้อมูลเสริม: เปรียบเทียบราคากับทริปอื่นๆ ที่ใกล้เคียงกัน หรือชี้ให้เห็นโปรโมชั่นส่วนลดที่ได้รับ
สไลด์ 4: เหตุผลข้อที่ 3
- Key Message: “การเดินทางไปภูเก็ตทำได้ง่ายและรวดเร็ว”
- หลักฐานสนับสนุน:บอกระยะเวลาเดินทางโดยเฉลี่ยแต่ละวิธี เช่น เครื่องบิน รถตู้ รถไฟ พร้อมเปรียบเทียบข้อดีข้อเสีย
- ข้อมูลเสริม: แนะนำสายการบิน หรือบริษัททัวร์ที่มีบริการเหมาะสม หรือวิธีการจองตั๋วที่สะดวก
การใส่ Key Message เหล่านี้จะทำให้ผู้ฟังเห็นประเด็นสำคัญในแต่ละสไลด์ได้ทันทีตั้งแต่แรกเห็น จากนั้นเมื่อฟังคำอธิบายข้อความสนับสนุนและข้อมูลเสริม ก็จะยิ่งเห็นเหตุผลชัดเจนขึ้น และเข้าใจได้ลึกซึ้งขึ้น นอกจากนี้ การเลือกใช้ Key Message ที่สั้น กระชับ และสื่อความหมายตรงประเด็น ก็จะช่วยให้การนำเสนอน่าสนใจ ไม่น่าเบื่อ และช่วยให้ผู้ฟังจดจำเนื้อหาสำคัญได้ดียิ่งขึ้นอีกด้วย ซึ่งก็เป็นประโยชน์สำคัญของการประยุกต์ใช้ Pyramid Principle ในการนำเสนอนั่นเอง
ขอเป็นกำลังใจให้ทุกๆท่านสำหรับการนำเสนอในทุกๆครั้งและลองนำเนื้อหาที่เรียบเรียงมาทั้งหมดนี้ไปปรับใช้กันดูครับ
เบญจ์ ไทยอาภรณ์
www.PresentationBen.com | TikTok | facebook | YouTube
แหล่งอ้างอิงประวัติ Barbara Minto
สำหรับท่านใดที่สนใจงานฝึกอบรม Slide Presentation Design แบบ In-House Training สามารถติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ ลิงค์นี้ครับ
เราพร้อมให้คำปรึกษา และออกแบบหลักสูตรอบรมให้ตรงกับความต้องการของทีมงานและองค์กรของท่าน เพื่อเสริมสร้างทักษะการนำเสนองานด้วย Slide Presentation อย่างมืออาชีพ
